Worauf es bei der Auswahl ankommt
Bei der großen Auswahl an digitalen Geräten, die heute zum Diktieren verwendet werden können, haben Diktateinsteiger die Qual der Wahl: Genügt ein relativ preiswerter sogenannter Notetaker oder lohnt die Investition in ein teureres digitales professionelles Diktiergerät?
Für die kurze Notiz zwischendurch: der Notetaker
Digitale Notizrekorder, sogenannte Notetaker (englisch note = Notiz), bekommt man in jedem Elektromarkt. Sie sind klein, handlich und man hat sie schnell zur Hand, wenn man unterwegs eine Notiz aufnehmen möchte. Geradezu ideal, um schnell Gedanken zu notieren.
Der Anwender hat per Drucktasten Zugriff auf die Aufnahme- und Abspielfunktion sowie bei manchen Modellen auch die Möglichkeit des Überschreibens. Somit ist die Handhabung nicht so umständlich wie bei einem Handy. Die Aufnahme erfolgt entweder im WAV- oder im MP3-Format. Gerade WAV-Dateien zeichnen sich je nach Einstellung durch eine hohe Qualität aus. Der Nachteil: Diese Dateien sind besonders groß und nehmen daher viel Speicherplatz ein. Das Versenden dieser Dateien per E-Mail kann aufgrund ihrer Größe daher problematisch sein. Aber die Aufnahmen können auch über eine USB-Schnittstelle auf den PC übertragen werden. Um Gedanken in Kürze für den Eigenbedarf festzuhalten, sind Notetaker, die schon für unter 100 Euro erhältlich sind, daher bestens geeignet.
Bewährt im beruflichen Alltag: professionelle digitale Diktiergeräte
Wer viel diktiert, wird aber sehr schnell das Drücken der Tasten und das etwas umständlichere Navigieren störend finden. Auch wird sich bald die Frage nach der Weiterverarbeitung der Texte durch eine Schreibkraft stellen. Hier spielen die professionellen Diktiergeräte ihre Stärken aus. Sie sind ganz auf „blinde" und ermüdungsfreie Bedienung durch einen mehrstufigen Schiebeschalter ausgelegt. Unterbrechungen, spätere Einfügungen oder auch Anweisungen an die Schreibkraft lassen sich damit problemlos steuern.
Die professionellen digitalen Diktiergeräte bieten zusätzlich eine ganze Reihe von Anpassungsmöglichkeiten und Funktionen, die speziell die weitere Verarbeitung durch eine Diktatsoftware komfortabler machen. So können den Diktaten gleich Informationen wie Autor, Schreibkraft, Diktatart, Vorgangsnummer, Priorität und Ähnliches mitgegeben werden. Natürlich verfügen diese Geräte auch über erweiterte Sicherheitsfunktionen bis hin zum PIN/PUK-Schutz und zur Verschlüsselung der Diktate. Noch eine Besonderheit: Möchte der Diktant die Sprachaufzeichnung mit Daten verbinden, so gibt es mehrere Möglichkeiten wie zum Beispiel der Einsatz eines RFID- oder Barcode-Scanners.
Bei professionellen digitalen Diktiergeräten von Philips, Olympus und Grundig Business Systems kommt anders als bei Notetakern das Standardformat für digitale Diktate, DSS beziehungsweise DSSPro, zur Anwendung. Durch spezielle Komprimierungstechniken reduziert DSS den Speicherbedarf und damit auch die Übertragungszeiten beim E-Mail-Versand – und das bei nur unmerklichem Qualitätsverlust.
Fazit
Um zwischendurch schnell seine Gedanken und Notizen aufzunehmen, ist ein Notetaker bestens geeignet und reicht auch vollkommen aus. Wenn Sie täglich diktieren, sollten Sie jedoch ein professionelles digitales Diktiergerät einsetzen. Die höhere Investition lohnt sich. Ein professionelles digitales Diktiergerät liegt nicht nur angenehmer in der Hand, sondern bietet dem Anwender viele Optionen, die unter anderem die weitere Verarbeitung zum schriftlichen Dokument vereinfachen. Darüber hinaus kann mit professionellen digitalen Diktiergeräten und der dazugehörigen Software innerhalb einer Firma oder Organisation ein Netzwerk aus mehreren Diktat- und Schreibplätzen aufgebaut werden.