Digital Diktieren spart Zeit und Kosten. Doch gibt es immer noch weitere Möglichkeiten das digitale Diktakt effizienter zu gestalten.
Barcode und RFID: Verwechslung ausgeschlossen
Mit dem Einsatz eines Barcode- oder RFID-Scanners können beispielsweise Sprachaufzeichnungen mit Daten wie Aktenzeichen oder Patientennummer und Ähnlichem verbunden werden. Dies erhöht die Sicherheit, weil es verhindert, dass Diktate dem falschen Patienten, Mandanten, Kunden usw. zugeordnet werden. Gleichzeitig spart es Zeit und Kosten, weil die Schreibkraft keine händische Zuordnung beispielsweise aus dem Krankenhausinformationssystem vornehmen muss, sondern gleich mit der Transkription beginnen kann.
Zusatzinfos dank Datenlisten
Noch relativ neu ist der Einsatz von Datenlisten bei digitalen Diktiergeräten. So liefert eine Datenliste dem Diktanten vorab zusätzliche Details wie Name und Geburtsdatum. Diese Informationen werden zuvor im PC als csv-Datei angelegt und anschließend auf das Diktiergerät geladen. Beim Starten der Aufnahme kann dann vorab ein Datensatz ausgewählt werden, dem ein digitales Diktat zugeordnet wird. Die Vorteile sind wie beim Einsatz von RFID- und Barcode-Scannern erhöhte Sicherheit und Zeitersparnis bei der Zuordnung der Diktate durch das Sekretariat.
WLAN-Station: Strategisch vorgehen
Mit einer WLAN-Station können Diktate vom mobilen digitalen Diktiergerät ohne PC per E-Mail oder FTP-Server an hinterlegte Adressaten versendet werden. Der Vorteil: WLAN-Stationen können innerhalb einer mit WLAN ausgestatteten Organisation an strategisch günstigen Orten wie einem Besprechungsraum aufgestellt werden. Lange Laufwege fallen auf diese Weise weg. Zudem werden Kosten gespart, wenn anstelle der WLAN-Station kein zusätzlicher PC aufgestellt werden muss.
Individuelle Anpassungen
Beim digitalen Diktieren können die Arbeitsabläufe individuell und den Anforderungen der Organisation entsprechend angepasst werden. So kann zum Beispiel in der Software ein Schreibpool angelegt werden, der es gestattet, dass die Schreibarbeiten jederzeit flexibel auf verschiedene Schreibkräfte verteilt werden können. Das bedeutet weniger Wartezeit und schnellere Abarbeitung der Schreibarbeiten. Darüber hinaus ist es möglich, Prozesse zu hinterlegen. So kann zum Beispiel ganz automatisch ein geschriebenes Dokument in einem Diktiernetzwerk durch mehrere Freigabestufen bis zur endgültigen Freigabe weitergeleitet werden.
Interessiert an den modernen Möglichkeiten digitaler Diktiertechnik?
Wir beraten Sie gerne kostenlos in Sachen digitales Diktieren.
+800-123Digta (= 00800 123 34482)