Auch wenn Diktieren als relativ einfacher Prozess erscheinen mag, so ist eine vorherige gedankliche Auseinandersetzung für das Ergebnis sehr hilfreich und wichtig.
Für die Aufnahme eines Diktats empfiehlt es sich immer, vorab eine Gliederung stichpunktartig zu fixieren, die zum einen für eine saubere Strukturierung sorgt und zum anderen zugleich als Gedächtnisstütze für den Inhaltsverlauf dient.
Diese Diktatregeln gelten im Übrigen umso mehr beim Einsatz von Spracherkennungssoftware.
- Die inhaltliche Gliederung
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Hier empfiehlt sich folgende Strukturierung:
- Betreff
- Anrede
- Inhalt (ggf. mit Stichwortsammlung)
- Bereitstellung von Tabellen, Anlagen, Begleitzetteln für Formeln etc.
- Grußformel
- Firmen- und Amtsbezeichnung• Anlagen und Verteilervermerke
- Art des Schriftstücks
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Der Schreibservice benötigt zum Schreiben einige Angaben zum Diktat, die an den Anfang gesetzt werden sollten. Bei digitalen Diktiergeräten können diese zum Teil auch direkt durch Eingabe am Gerät ausgewählt werden.
- Dokumententyp (Brief, Fax, interne Mitteilung, Memo etc.)
- Empfängeradresse, Versandart
- Definition der Bezugszeile