Während kursiv oder fett Gedrucktes bedeutsame Aspekte eines Textes hervorheben, geben Unterstreichungen oder Einrückungen bestimmten Passagen ein zusätzliches optisches und inhaltliches Gewicht. Wenn die diktierende und die schreibende Person ein eingespieltes Team sind, dann werden die Arbeitsschritte i.d.R. aufgrund der Erfahrung auch ohne explizite Anweisung zum gewünschten Resultat führen. Für externe Schreibservices beispielsweise ist es sinnvoll, ergänzend Hinweise zu diktieren.
Infofunktion
Bei einem digitalen Diktiergerät können solche Anweisungen durch die Infofunktion separat aufgenommen werden. Der Schreibservice weiß dann durch ein akustisches Signal, dass solche Passagen nicht geschrieben werden müssen.
Gestaltungsanweisungen
Damit Sie auf die Gestaltung des Textes Einfluss nehmen können, ist es möglich, auf sogenannte „Diktatkonstanten“ zurückzugreifen. Um diese „Diktatkonstanten“ vom Textfluss zu trennen, empfiehlt sich die Verwendung von Signalwörtern wie „STOPP“ ... „TEXT“.
Auf diese Weise ist sichergestellt, dass Ihre Assistentin nicht versehentlich Ihre Gestaltungswünsche mitschreibt.
und möchten das Wort Gesprächstermin unterstreichen.„Deshalb möchte ich Sie bitten, unseren Gesprächstermin wahrzunehmen.“
Die Lösung:
„Deshalb möchte ich Sie bitten, unseren Gesprächstermin – STOPP Gesprächstermin unterstreichen TEXT – wahrzunehmen.“